اصلاح يك كار بد، نرم افزار آماده بخريم يا بنويسيم

     در جواب سرمقاله شماره قبل (اصلاح يك كار بد) جناب آقاي ژان صياد مدير عامل محترم شركت سداد نظرات خود را به مدير مسول ارسال فرمودند كه حيفمان آمد منتشر ننماييم. به دليل اينكه ايشان همفكر با طيفي از مديران هستند كه معتقدند در اكثرِ برنامه‌هاي کاربردي سازماني بزرگ، مي‌توان و بايد از نرم افزار آماده خارجي استفاده كرد. ديگر اينكه شركت سداد (وابسته به بانك ملي) بزرگترين شركت در بين شركت‌هاي بانك‌هاي ايراني است كه امور فن‌آوري اطلاعات يك بانك را انجام مي‌دهند و تجربيات موفقي در اين زمينه داشته‌اند و اميدواريم كه بطور مستقل و از طريق مطبوعات اقدام به اطلاع رساني آن موارد بنمايند. ولي چون مطلب ايشان طولاني بود آنرا در يك مقاله مستقل آورديم. اما نظرات ايشان:

توليد يا خريد؟

     در هنگام تعيين استراتژي اتوماسيون فريندهاي کاري حياتي، گزينه "توليد يا خريد" يک تصميم کليدي است. اکثريت قاطع سازمان‌ها اثبات نموده‌اند که تصميم گيري در ارتباط با گزينه خريد در مقابل گزينه توليد، موفقيت و ارزش بالاتري را براي ايشان فراهم مي‌آورد. در ذيل 5 دليل برتري که سازمان‌ها مي‌بايد گزينه خريد را بجاي گزينه توليد دنبال نمايند ارايه شده است:

1- هزينه‌هاي قابل پيش بيني طراحي و توسعه

     طراحي و توسعه يک برنامه کاربردي سازماني (Enterprise Application) کار کوچکي نيست خصوصا هنگامي‌که بحث تخمين هزينه‌هاي آن به ميان مي‌آيد. هنگام خريد يک نرم افزار کاربردي آماده (COTS)، پيشاپيش ويژگي‌ها، قابليت‌ها، و توانمندي‌هاي آن در يک محيط سازماني موجود ارزيابي مي‌گردد. پروژه‌هاي مرتبط با خريد نرم افزارهاي فوق داراي هزينه مشخص و شناخته شده‌اي مي‌باشند. اما چنانچه سيستمي‌را با استفاده ار منابع داخلي توليد مي‌کنيد، دامنه هزينه و زمان لازم براي توسعه آن بطور گسترده‌اي تغيير يافته و در نتيجه در موفقيت پروژه تاثير مي‌گذارد.

     براساس گزارش گارتنر(Gartner)، برنامه‌هايي که به شکل بسته‌هاي نرم افزاري عرضه مي‌شوند، توجه بسياري از سازمان‌ها را بخود جلب نموده و اکنون گزينه با ارزشي براي انجام بسياري از فعاليت‌هاي سازماني محسوب مي‌شوند. در واقع، قوانين سازماني بگونه‌اي شکل گرفته‌اند که مانع از بحث در زمينه فرآيند توليد يا ساخت مي‌گردند، بنابراين خريد نرم افزار، تحت کليه شرايط، يک روند غالب است.

2- استقرار سريع

     موسسات اقتصادي بطور مستمر تغييرات سريع را تجربه مي‌کنند. شرکت‌ها با يکديگر ادغام شده، توسعه يافته و يا کوچک مي‌شوند و رقابت به بازار افزوده مي‌شود. طراحان برنامه‌هاي کاربردي اغلب اين عبارت را شنيده اند که " اگرچه اين نياز را در سال گذشته داشتيم اما آن چيزي نيست که امروز در کسب و کار خود به آن احتياج داريم." تغييرات سريع فناوري را نيز به اين مسئله بيافزاييد و در اين شرايط است که سازگاري و قابليت تطبيق سيستمهاي توليد شده درون سازماني به يک مشکل تبديل شده و اغلب مواقع پيش از تکميل منسوخ و مهجور مي‌گردند. در مقابل بسته‌هاي نرم افزاري محصولات آماده اي هستند که مي‌توانند در زمان نسبتا کوتاه براي محيط‌هاي منحصر بفرد بومي‌سازي شوند.

3- هزينه‌هاي نگهداشت و پشتيباني مشخص

     همزمان با توليد يک نرم افزار کاربردي سازماني، گروهي از افراد درون سازماني به شکل اختصاصي براي نگهداشت و به روز رساني سيستم مورد نياز مي‌باشند. در اين زمان مشکلاتي چون حفظ و يا توسعه مهارت‌ها همگام با تغييرات فناوري، عزيمت نيروهاي کليدي، و طرح‌هاي گذار تبديل به دغدغه‌هاي اصلي مي‌گردند. اما توليد کنندگان يا فروشندگان نرم افزارهاي تجاري که در امر طراحي و نگهداشت محصولات خود از تخصص برخوردارند بر روي منابع مورد نياز جهت پشتيباني و ارتقاي محصولات در کل چرخه‌ي دوام آن سرمايه گذاري مي‌نمايند.

4- پايگاه دانش قوي

     توليد سيستم‌ها به شکل درون سازماني نيازمند شناسايي و طراحي مشخصات تفصيلي فرآيندهاي مرتبط سازماني است که اين امر مي‌تواند سبب تاخير شده و سرانجام ارزش سيستم را محدود نمايند. درحاليکه در مورد بسته‌هاي نرم افزاري، متخصصين صنايع مختلف با تجارب تخصصي چند ساله، و با بهره گيري از بهترين تجارب و الگوهاي عملي آن صنعت، اقدام به طراحي و توسعه نرم افزار مي‌نمايند. يک فروشنده يا توليد کننده نرم افزار، تجارب حاصل از پروژه‌هاي مشابه را به خدمت گرفته و مي‌تواند سيستمي‌را براي نمونه در 90 روز کاري مستقر نمايد و بازگشت سريع سرمايه را محقق سازد.

5- تمرکز برروي هسته مرکزي کسب و کار

     تمرکز، تمرکز و تمرکز، روند هزاره جديد، توجه به هسته مرکزي کسب و کار به منظور کاهش هزينه و افزايش ارزش‌هاست. توليد نرم افزارهاي کاربردي سازماني، پروژه‌اي قابل توجه و نيازمند منابع بسيار است درحاليکه خريد برنامه‌هاي آماده به شکل بسته نرم افزاري، علاوه بر حفظ تمرکز شما برروي فعاليت‌هاي مرکزي کسب و کار، بهره گيري از يک شريک با تجربه در صنعت توسعه نرم افزار را امکان پذير مي‌سازد.

معيارهاي توليد در مقابل خريد

     موسسه تحقيقاتي و مشاوره‌اي مشهور Gartner، که به بسياري از شرکت‌ها در زمينه بهره برداري از فناوري اطلاعات جهت موفقيت در کسب و کار کمک مي‌نمايد، چهار معيار اصلي که مي‌بايست در زمان تصميم گيري درمورد توليد يا خريد راه حل‌هاي نرم افزاري سازماني مد نظر قرار گيرند را به شرح زير شناسايي نموده است:

1- تمايز

     چگونه مي‌توان از منابع طراحي و توسعه موجود به نحو احسن استفاده نمود؟

     آيا سازماني با ده نفر نيروي طراح و توليد کننده نرم افزار مي‌تواند ايشان را بطور موثر براي توليد توانمندي‌هاي سيستم هسته مرکزي و يا سيستم‌هاي تجاري موجود بکار گمارد؟ براساس مطالعات Gartner، "تمرکز فعاليت‌هاي توليد سيستم در سازمان‌ها بايد برروي موارد سريع، کم خرج و نيز پروژه‌هايي باشد که نمي‌توان با هر قيمتي خريداري گردد."

2- ساختارها و جهت گيري‌هاي جديد

     برنامه‌هاي کاربردي چگونه با استفاده از فناوري و فرصت‌هاي جديد استقرار مي‌يابند؟

     موسسه Gartner به اين نکته توجه نموده که مجموعه مهارت‌هاي مورد نياز اکثر سازمان‌ها به سرعت با تکامل فناوري تغيير مي‌يابد. سازمان‌ها، خصوصا در بخش همگاني، لازم است به شکل واقع گرايانه توانايي خويش جهت توسعه و نگهداشت سطوح مهارتي مورد نياز به منظور همگامي‌با تغييرات فناوري را که مي‌تواند ارزش افزوده اي براي سازمان‌هاي ايشان باشد را، ارزيابي نمايند.
     همزمان، سازمان‌ها بايد هزينه آموزش مجدد و گسترش و آرايش نيروهاي فني خود را به منظور نگهداشت سيستم‌هاي موجود و اجراي عمليات روزانه فناوري اطلاعات درنظر داشته باشند. همانگونه که Gartner بيان مي‌کند "... دوره‌ي روزهاي نشستن و کد نويسي ماجول‌هاي افزودني به سيستم‌هاي موجود در سال‌هاي آتي به تدريج سپري شده و مهارت‌هاي جديدي وارد کار مي‌شود."

     مطالعه اوليه گروه Standish گزارش مي‌نمايد در 52.7% هزينه پروژه‌ها، هزينه نهايي انجام پروژه برابر با 189% تخمين اوليه آنها مي‌باشد. اين امر بوضوح اثبات کننده آن چيزي است که اکثر شرکت‌هاي توليد کننده نرم افزارهاي تجاري و بسياري از کارکنان فعال در زمينه طراحي و توسعه نرم افزار در بخش همگاني يافته‌اند: تخمين زمان و هزينه‌هاي مرتبط با پروژه‌هاي عمده طراحي و توسعه نرم افزار در ابتداي پروژه امري بسيار مشکل است. حدود و وسعت پروژه‌ها همواره گرايش به تغيير افزاينده داشته، و فناوري نيز به شکل مجازي همواره در طول مدت طراحي و توليد نرم افزار در حال تغيير است.

3- مديريت فرصت‌ها

     با فرضِ در دسترس بودن تمامي‌گزينه‌ها در سال‌هاي آتي، سازمان‌ها براي پيگيري طرح‌هاي استراتژيک خود، پول و زمان خود را در چه مواردي مي‌بايست صرف کنند؟

     مديران ارشد لازم است بطور مستمر اين پرسش را مطرح نمايند که چگونه مي‌توان منابع خود را به بهترين نحو براي خدمت به اجزاي اصلي سازمان بکار گمارند و با اين فرض که پول و ساير منابع مورد نياز در دسترس مي‌باشند، مزاياي تخصيص ايشان در چه زماني محقق مي‌شود؟

     چنانچه تصميم مبني بر توليد سيستم‌ها اتخاذ گردد، در هر يک از دو شکل استفاده از کارکنان درون سازماني و يا شرکت‌هاي بيروني، آيا صرف زمان اضافي مورد نياز جهت افزايش کيفيت خدمات قابل ارائه، توجيه پذير است؟

4- فشارهاي بازار

     تاثير بالقوه بي ثباتي کارکنان در پروژه اي که به شکل درون سازماني توليد شده است چيست؟

     ترکيب و ساختار سازمان‌هاي فناوري اطلاعات به نحو قابل توجهي در يک دوره پنج ساله گرايش به تغيير دارد. در حاليکه شرکت‌هاي توليد کننده نرم افزارهاي تجاري نيز با مسئله مشابهي از نظر جابجايي کارکنان مواجهند اما در عين حال اين امر را نيز درک نموده اند که تعهدات قراردادي ايشان با از دست دادن کارکنان تغيير نمي‌يابد. توليد کنندگان نرم افزار معمولا انعطاف پذيري بيشتري براي مقابله با اينگونه تغييرات را نسبت به همتايان خود که به شکل درون سازماني کارمي‌کنند دارا مي‌باشند.

مقايسه قيمت

     توليد يک نرم افزار سازماني سرمايه گذاري قابل توجهي از دو بعد زمان و منابع است. جدول زير تصويري از زمان و هزينه‌هاي لازم براي توليد يک راه حل زنجيره خدمات پس از فروش قابل مقايسه با نرم افزار Entigo Warranty را يک نرم افزار تجاري آماده است نشان مي‌دهد.

     براساس نظرسنجي گروه Standish از هزاران پروژه نرم افزاري، 40% آنها بطور کامل با شکست مواجه شده اند. 33% ديگر نيز با چالش روبرو بوده‌اند بدين معني که با زمان طولانيتر، بودجه بيشتر، و يا با ويژگي‌ها و قابليت‌هايي کمتر از مشخصه‌هاي اصلي تکميل گرديده‌اند.

آيا هنوز پرسش توليد يا خريد را در ذهن داريد؟
 

وضعيت زير را درنظر بگيريد:

     در مورد سيستم‌هاي DBMS, ERP, CRM و HR امروزي خود فکر کنيد. اين سيستم‌ها در 10 سال پيش چه وضعيتي داشتند؟ آيا امروز سازمان شما، اقدام به کد نويسي DBMS، CRM و يا سيستم HR خود خواهد کرد؟ اگر خير، پس چرا بايد اينکار را براي سيستم مديريت زنجيره خدمات پس از فروش خود انجام دهيد؟

     ازجمله مزاياي نرم افزارهاي تجاري مستهلک نمودن هزينه‌هاي طراحي و بکارگيري از بهترين تجارب عملي شرکت‌هاي متعدد جهت توليد نرم افزار است. نتيجه کار، سيستمي‌غني و استاندارد از حيث توانمندي‌ها و قابليت‌هاست که ماجول‌هاي جديد و يا ماجول‌هاي توسعه يافته آن براي سال‌ها ارائه خواهند گرديد.

     چنانچه کماکان اصرار به توليد نرم افزار داريد، اطمينان يابيد که سيستم مورد نظر بر اساس استانداردهاي باز ساخته مي‌شود. درنظر داشته باشيد يافتن کارکنان مناسب براي نگهداشت سيستم‌هاي غير استاندارد، بسيار مشکل تراز يافتن افراد حرفه‌ايست که در زمينه برنامه‌هاي مبتني سيستم‌هاي استاندارد آموزش ديده‌اند. خصوصا از آنجاييکه کارکناني که سيستم را توليد نموده‌اند ممکن است در کل چرخه دوام سيستم حضور نداشته باشند لذا لازم است تا برنامه ريزي جامعي را براي نگهداشت، ارتقاء، رفع خطاها، آزمون سيستم، پشتيباني و آموزش مد نظر داشته باشيد.

درباره شرکت Entigo : شرکت Entigo يکي از پيشگامان ارائه راه حل‌هاي زنجيره خدمات پس از فروش و خصوصا وارانتي است. با استفاده از سيستم اين شرکت مي‌توان ميليون‌ها دلار را صرفه جويي نموده و به نحو موثر و صحيح علاوه بر پاسخگويي به ادعاها و مطالبات مطرح شده، امر شناسايي و حل مشکلات راسرعت بخشيد. براي اطلاعات بيشتر به سايت اين شرکت در www.entigo.com  مراجعه نماييد.

راه راست:

1- مجددا از آقاي صياد تشكر نموده و رشد شركت ايشان، همكاران و بانك ملي را خواستاريم.
2- نظراتي كه با استفاده از مجموعه گزارشات شرکت Entigo ارسال فرموده بودند، الحق كه جامع‌ترين و مختصرترين در نوع خود است.
3- ما نيز در بسياري از كاربردهاي بزرگ با نظر ايشان موافق هستيم. اما در مورد نرم افزار بانك‌داري متمركز با ايشان مخالف مي‌باشيم و هنوز معتقديم كه با توجه به مسايل بسيار، بايد در ايران توليد شود. البته توجه داشته باشيم كه سيستم‌هاي عامل و نرم‌افزارهاي بنيادي از اين مقوله بركنار مي‌باشند.
4- در مورد سامانه تسهيلات و عقود اسلامي و اعتبارات كه ارزش آن بيش از ساير امور است، مي‌دانيم كه شركت خدمات انفورماتيك بعد از سالها تجربه مفيد در سيستم بانكي ايران، آنرا بطور كامل از اول نوشت و شنيده‌هاي ما از مديران بانك پارسيان حاكي از تصميم به نوشتن آن از ابتدا است.
5- براي پرهيز از طولاني شدن متن، سعي مي‌كنيم كه تجربه بانك پارسيان در استفاده از نرم افزار ماي‌سيس، بانك كشاورزي در استفاده از اف.ان.اس، بانك پست بانك در استفاده از تِمنوس را درشماره‌هاي آينده ذكر نماييم. مشكل ما در ايران اينست كه مديران ما با چراغ خاموش حركت مي‌كنند و به دلايل مختلف حاضر نيستند كه تجربيات و خيلي از اخبار ساده خود را منتشر نمايند. بنابراين نشريات تخصصي باريك را كه از ژورناليست‌هاي متخصص استفاده مي‌كنند به حريم خود راه نمي‌دهند و فقط به نشرياتي كه توزيع و تكثير خبرهاي فرمايشي مي‌كنند اجازه ورود مي‌دهند. با توجه به اين مشكلات، ما هرچه پيدا كرديم منتشر مي‌نماييم.