مطالعات غير مستند نشان ميدهند که حدود 50 درصد از وقت کارشناسان و کارمندان صرف يافتن و جستجو براي اطلاعات و دانش لازم براي انجام کارشان ميشود. ميانگين تعداد کپيهاي يک سازمان از اسناد علمي مورد استفاده خود، حدود 19 عدد است. تعداد دوباره کاري ها حدود 3 بار است.
اگر بخواهيم هزينه تمام اين موارد را حساب کنيم، کارشناسانه برآورد ميشود که حدود 65 درصد از هزينه انجام کار را شامل شود. بنابراين هر سازماني بايد به دنبال راه هايي باشد که هزينه مزبور را کم نمايد. راههايي که پيدا خواهيم کرد، خود هزينه بر هستند. بنابراين بايد نقطهاي متعادل پيدا کرد که برآيند مجموع، بهترين صرفه اقتصادي را داشته باشد.
هزينه پيدا نکردن اطلاعات در سازمانها به صورت مخفي است و نميتوان تاثير آنرا بر بودجه لازم براي تمام کردن پروژه حساب کرد. تا اين لحظه صحبت از نا يافتن و هزينه آن بود، اما وقتي اطلاعاتي را به اشتباه پيدا کنيم يا حقيقت بپنداريم يا راه حل بدي را به جاي راه حل خوب درنظر بگيريم، هزينه اضافه تبديل به فاجعه براي پروژه ميشود.
يکي از موارد مهم گم شدن اطلاعات در سازمان، اينترانت آن است. سازمانهايي که بزرگ ميشوند، اطلاعات آنها به صورت ثابت و ايستا در ميآيد. مشکل نحوه ايندکس زدن و استاندارد هم برآن اضافه ميشود. آيا بايد از روش "ديويي" براي فهرست نويسي استفاده کرد يا هر چه به ذهن کارشناس برنامه نويسي رسيد استفاده کنيم؟ اگر از روش ديويي استفاده شود، هزينه و سازمان لازم خود را دارد. اگر اين کار را به برنامه نويسان خود محول کنيم، عاقبت کاري که بدون تخصص انجام شود را بايد در نظر داشته باشيم.
هميشه بايد واحدي در سازمان باشد که مسئوليت بروز آوري مستندات طراحي و توليد و سايت اينترانت سازمان را به عهده داشته باشد. مشکل از اينجا شروع ميشود که هيچ استانداردي براي نگهداري مطالب و اطلاعات سازمان وجود ندارد. حتي رشته کتابداري هم از روش هاي موجود شکايت دارد که رسا نبوده و در بسياري از موارد دچار سر در گمي و کمبود است. مشکل ديگر اينست که نگهداري اطلاعات بيهوده، هزينه بر است و هر حرف که در بانک اطلاعاتي سازمان نگهداري شود، در مطالعاتي که چند سال قبل انجام شده بود، حدود 10 ريال در سال هزينه داشت. مشکل ديگر اينست که استانداردي براي محو اطلاعات فرسوده و تاريخ گذشته هم وجود ندارد. در اين صورت، اطلاعات بيهوده سالها راکد و بي مصرف ميمانند و بک آپ ميشوند.
نداشتن اينترانت، مشکل بزرگتري است. سازمانهايي که رويه و ابزار مناسبي براي تماس و اطلاع رساني به کارمندان و همکاران خود ندارند، دچار مشکلات ديگري ميشوند. اصولا هر کاري مشکل است و اگر براي بروز بودن و کارايي مستمر برنامه ريزي نشود؛ با شکست روبرو ميگردد. بجاي استفاده بي حد و حصر از پست الکترونيک، بهتر است که مطالب مورد نظر را در اينترانت وارد نمود و در دسترس افراد لازم قرار داد. از پست الکترونيک فقط براي اطلاع رساني از ثبت و ايجاد اطلاعات و اخبار جديد در اينترانت به همراه ايجاد لينک مناسب در متن نامه استفاده نماييد.
در اينترانت خود ابتدا از صفحه ارجاعات يا پورتال استفاده نماييد. در غير اينصورت، وقتي که اطلاعات شما وسيع و زياد شد، دوباره کاري و شروع از ابتدا، کاري طاقت فرسا و گاهي غير ممکن ميشود. براي هر اداره کل يا معاونت يک قسمت مستقل درست کنيد که يا شما يا خودشان آنرا بروزآوري کنند. براي دفتر مديريت عامل و روبط عمومي نيز يک قسمت مستقل لازم است. از اطلاعات رفاهي و مالي براي کارمندان غفلت نکنيد. از آن براي نشان دادن ساير اطلاعات لازم استفاده نماييد.
سازمانها را از نظر تنظيم يافتگي اطلاعات به 4 گروه ميتوان تقسيم کرد:
1- اطلاعات سازماني و علمي تا حدي متمرکز است اما براي تنظيم آن جديت و تشکيلات لازم وجود ندارد. هميشه چندين نسخه از اسناد و اطلاعات در مکانهاي مختلف موجود است و منبع آنها قابل تشخيص يا اثبات نيست.
2- اطلاعات سازماني متمرکز است و ميتوان با اطمينان منبع و اصالت آنرا معين نمود. اما مسئول و واحد مربوطه که مسئوليت اطلاعات را دارا است، چندان معلوم نيست و از الگوي خاصي پيروي نميکند. اطلاعات بدون آينده مشخص است.
3- اطلاعات موجود بر اساس الگو و رويههايي دسته بندي شدهاند و به راحتي قابل جستجو ميباشند. اما اطلاعات به صورت جمعي تحليل نشده و براي هدف خاصي مرتب نگرديدهاند. بديهي است که به علت نداشتن تحليل و تشخيص حرفه اي روي آنها، به صورت اتوماتيک هم عملي روي آنها انجام نميگردد.
4- در اين سطح تمام اطلاعات متمرکز و مجتمع بوده و از فيلترهاي هوشمند رد شده و دسته بندي ميشوند. تمام مشخصات لازم براي فهرست نويسي ابتدا به صورت ماشيني و سپس به صورت دستي استخراج شده و براي دستيابيهاي آينده تنطيم ميشوند. براي محو كردن اطلاعات فرمولها و رويههاي ماشيني وجود دارد كه بر اساس اطلاعاتي كه از ابتداي توليد سند تنظيم گرديدهاند، اجرا ميگردند.
سازمانهاي کمي در دنيا هستند که به سطح 4 رسيده باشند.شركتهاي آي.بي.ام و سيسكو از بهترين مستند سازان دنيا هستند. از روي تجربه ميتوان گفت که اکثريت سازمانهاي ايراني در سطح 1 ميباشند و تعداد کمي در سطح 2 به سر ميبرند.