حساب مركز الكترونيك(2)

تعريف كرديم كه واحدهاي بانك براي دريافت يا پرداخت وجه بابت ساير واحدها، انتقال مانده برخي حساب‌ها به مركز و ... بنا به مورد، طلب يا بدهي خود را در سرفصل حساب "بين واحدها" منظور مي‌نمايند. به اين معني كه هر گونه نقل و انتقال وجوه مالي از يك شعبه به شعبه‌اي ديگر يا به واحدهاي ستادي و بالعكس، از طريق اين حساب انجام مي‌گيرد.  نمونه‌ اسناد آن به شرح زير است:

- خريد و فروش وانواع چك‌هاي مسافرتي و ايران چك
- حواله بين شعب
- كلرينگ
- قبوض آب و برق و . . .
- انتقال وجه وصولي اقساط تسهيلات
- انتقال مانده برخي حساب‌ها

اهداف سامانه حساب مركز عبارت است از:

- كاهش زمان تسويه اقلام باز در بانك از حداكثر يك ماه به حداكثر 3 روز و كاهش اقلام باز
- ساماندهي فعاليت‌هاي مالي روزانه شعب
- كنترل دقيق، موثر و روزآمد اسناد بين واحد كه ابزار مبادله پولي بين واحدهاي مختلف بانك است
- نظارت و مميزي ثبت صحيح اسناد بين واحد وارده و صادره در دفاتر واحدهاي بانك
- تسريع در ارسال اسناد بين واحد وارده جهت واحد مقصد و كاهش اقلام باز بانك
- به حداقل رساندن (نه صفر) امكان سوء استفاده مالي از اين حساب و بستر امن براي تبادل
- اختصاص شماره سند بين واحد به صورت مكانيزه و حذف عمليات دستي صدور اسناد بين واحد

بدين منظور در پايان هر روز كاري و پس از پردازش اطلاعات دريافتي فهرست واحدها، گزارش‌هاي مديريتي ذيل تهيه و در اختيار مديريت و مراجع مربوط قرار مي‌گيرند:

- اطلاعات كسري‌هاي شعب و واحدهاي بانك
- وضعيت فهرست اسناد بين واحد دريافتي شعب
- اطلاعات فهرست اسناد بين واحد وارده واحدهاي بانك
- اطلاعات اسناد اقلام باز و پوانته شده شعب و واحدهاي بانك

وظايف سامانه به نحوي تعيين گرديده است كه نيازهاي ادارات را تامين نمايد. وظايف مديريتي زير از جمله وظايف مهم آنست:

- مديريت جمع‌آوري و توزيع اسناد بين واحد
   اطلاعات فهرست اسناد بين واحد دريافتي شعب از طريق ارتباطات شبكه‌اي و بصورت روزانه از مركز تبادل اداره كل خدمات رايانه دريافت مي‌گردد و پس از رمز گشايي فهرست‌ها وكنترل اسناد و گردش عمليات مالي روزانه شعب و واحدهاي ستادي داراي دفاتر مالي از روي اسناد صادره دريافتي، اسناد وارده جهت واحد مقصد ساخته و پس از بسته بندي جهت هر واحد بصورت رمز به مركز تبادل اداره كل خدمات رايانه‌اي ارسال مي‌گردد تا از آن مركز، توسط مراكز تبادل سرپرستي‌ها، به شعب و واحدهاي مقصد فرستاده شوند. در پايان پردازش نيز گزارش‌هاي اطلاعاتي مديريتي مورد نياز در سامانه توليد گرديده كه قابل بازيابي و استخراج است.
- مديريت پوانتاژ اسناد
   پس از انجام كارهاي قبل، اسناد بين واحد وارده و صادره در پردازش پوانته مشاركت داده مي‌شوند و با اتمام پردازش، گزارش‌هاي اطلاعاتي و مديريتي از وضعيت اسناد قلم باز و پوانته شده استخراج مي‌گردد.
- مديريت عمليات اصلاحي
   كاربران در اين بخش قادرند كه اسناد اصلاحي و مجوز كسري شعب را انجام دهند.
- مديريت اطلاعات مبنايي
   تعاريفِ تقويم كاري، واحدهاي بانك، كاربران و تغيير رمز كاربري، تعريف استانها و شهرها، تعيين سطح دسترسي به فعاليتها و موارد نظير آنها در اين بخش انجام مي‌شوند.
- مديريت بازيابي و آرشيو اطلاعات
   امكان بايگاني و بازيابي آخرين وضعيت بانك‌هاي اطلاعاتي مورد نياز سامانه حساب مركز الكترونيكي انجام مي‌شود.
- عمليات سال مالي
   در پايان هر سال مالي، فعاليت‌هاي مورد نياز و مرتبط با هر دوره مالي در سامانه تعبيه گرديده و كاربران مي‌توانند در هر دوره مالي پايگاه‌هاي اطلاعاتي مرتبط با آن دوره را ايجاد و آرشيو نمايند.

اساس طرح حساب مركز الكترونيك بر موارد زير استوار است:

- حذف ورود اطلاعات تكراري در فعاليت بين واحدها در واحد مبدا صدور و واحد مقصد ورود براي جلوگيري از ورود اطلاعات غلط، اعم از اشتباه يا عمد
- جايگزين كردن سازوكار جابجايي اطلاعات كاغذي و ارسال فيزيكي به پيام‌هاي الكترونيكي و ايجاد بستر امن براي تبادل اطلاعات
- جايگزين كردن سازوكار كنترل روزانه حساب مركز به جاي كنترل هر چند يا ده روز يك بار براي دستيابي به كنترل سريع و بدون وقفه حساب مركز.

نيازهاي اساسي طرح، 4 مورد زير است كه فقط فهرستي از آنها ذكر مي‌كنيم:

1- سامانه تبادل
2- ابزار توليد اسناد بين واحد وارده و صادره
3- سامانه جمع‌آوري و توزيع
4- سامانه كنترل حساب مركز

الزام‌هاي اجرايي طرح كه موفقيت يا شكست را به دنبال دارد به قرار زير است:

- به روز بودن بستن حساب‌هاي شعبه
- رعايت ترتيب ارسال فايل روزهاي عملكردي
- برقراري تماس از نقاط مبدا صدور و مقصد ورود
- علت يابي روزانه و رفع مشكلات اجرايي توسط ادارات خدمات رايانه و مديريت‌هاي مناطق و استان‌ها

سامانه مذكور در كليه واحدهاي مربوطه كه بيش از 2020 واحد بود نصب گرديد و بيش از 200 ساعت آموزش جمعي و ساعات نامحدودي بصورت فردي براي بيش از 3000 نفر از كارمندان بانك برگزار شد. ميزان ساعاتي كه ميز كمك، مشكلات اجرايي و در حال كار افراد را بعد از هر نصب مرتفع نمود، از حساب خارج است.

     توجه داشته باشيم كه حساب مركز الكترونيك در ابتدا بسيار سهل و آسان به نظر مي‌رسد و در پاره‌اي اوقات فقط تبادل اطلاعات در نظر انسان مي‌آيد. اما درگير شدن با واحدهاي مختلف و اعجوبه بانك و هماهنگ كردن آنها، كاري فراتر از طاقت انسان و كاري پيامبر گونه است. مشكل اصلي وقتي رخ مي‌نمايد كه كار تمام شده و امور مالي تازه شروع به كار مي‌كند. بقيه داستان را نمي‌گويم تا مشكلات را خود لمس كنيد و تازگي آن از بين نرود. اين مشكلات نمك كارهاي نرم‌افزاري است تا مهندسان مربوطه از كارهاي يكنواخت خسته نشوند.